Am Computer arbeiten bedeutet Informationen aus Informationsquellen aufnehmen und neu strukturiert in Datenspeichern abzulegen, wobei mehrere, gemeinsam zum Ergebnis führende Arbeitsschritte einen datenverarbeitenden Prozess ergeben.

Robotic-Process-Automation(RPA) befasst sich mit der Automation von datenverarbeitenden bzw. datengesteuerten Prozesse mittels Software-Roboter.

Software-Roboter bestehen rein aus Software und sind wie der Mensch in der Lage eigenständig datenverarbeitende Arbeitsschritte durchzuführen für die sie instruiert wurden. „Instruieren“ bedeutet dabei dem Software-Roboter zu „sagen“ wie er dabei vorgehen soll.

Eine Möglichkeit dazu besteht darin dem Software-Roboter den Arbeitsschritt am PC vorzumachen – nach dem Motto „Mach‘ es wie ich!“. Der Software-Roboter bedient sich dann wie der Mensch des User-Interfaces (UI) um über simulierte Maus- und Tastatureingaben das Gelernte zu wiederholen. Diese Methode wird als Desktop-Automation bezeichnet.

Desktop-Automation hat viele Vorteile, aber einen wesentlichen Nachteil: Durch Verwendung des User-Interfaces (UI) werden die Möglichkeiten von Software-Roboter auf die Möglichkeiten von Menschen beschränkt.

Daten-Automation ist das Gegenstück zu Desktop-Automation. Daten-Automation ist gegeben, wenn Software-Roboter mittels anderer Interfaces als dem User-Interface (UI) direkt auf die zu verarbeitenden Daten zugreifen. Neben den klassischen Betriebssystem-Interfaces (z.B. Zugriff auf Dateien) kann ein Software-Roboter sich dabei beliebiger Applikation-Interfaces (API’s) bedienen.

Auf die nahe Zukunft betrachtet, sind die jetzt sichtbar gewordenen aus Desktop-Automation resultierenden Rationalisierungseffekte, durch das Übertragen von Routineaufgaben menschlicher Mitarbeiter auf Software-Roboter, fast unbedeutend, gegenüber der neuen Möglichkeit von Daten- Automation. Mittels Software-Roboter und API-Zugriffe können am Markt verfügbare Standard- Applikationen so kombiniert werden, dass damit vollautomatisierte individuelle Prozesse realisiert werden können, die zu dem hochflexibel an neue Anforderungen angepasst werden können. ‚Hochflexibel‘ deshalb, weil Software-Roboter hochflexibel für neue Aufgaben instruiert werden können.